E-Rechnung & digitaler Rechnungseingang mit ECM
Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten für die E-Rechnungspflicht 2025
Einsteigen, bitte: Die E-Rechnungspflicht ist da!
Seit 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland. Als erste Maßnahme müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen in den geeigneten Formaten und digital verarbeiten können. Der digitale Rechnungseingang ist ein absolutes Muss für den Mittelstand. Da aber die E-Rechnungspflicht schrittweise eingeführt wird, müssen sich Betriebe auf eine wilde Fahrt bei der Buchhaltung einstellen: In den nächsten Jahren führt wohl kein Weg daran vorbei, viele verschiedene Rechnungsformate zu akzeptieren. Neben elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Standard sind bis 2028 auch PDF-Rechnungen und teilweise auch Papier-Rechnungen gestattet.
Mit einem ECM-System den digitalen Rechnungseingang beschleunigen
Wer dem Format-Chaos vorbeugen und Eingangsrechnungen ab sofort automatisch verarbeiten will, setzt mit einem ECM-System auf High-Speed und Low-Risk: Der digitale Rechnungseingang kann verschiedene Quellen verarbeiten, bündeln, in Workflows überführen und so die Automatisierung vorantreiben. Außerdem schafft das System wichtige Grundlagen für die revisionssicherer und gesetzeskonforme Archivierung von elektronischen Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen. Konica Minolta unterstützt den Mittelstand sowohl bei der Einführung von ECM-Systemen als auch bei der Erweiterung und Verknüpfung bestehender Systeme. Damit Sie bei der E-Rechnung im Loop bleiben – und die digitale Transformation Fahrt aufnimmt.
Digitaler Rechnungseingang mit ECM: Ihre Vorteile
Ein Enterprise Content Management System (ECM) organisiert sämtliche Dokumente und Daten eines Unternehmens in einem zentralen Datenstamm. So finden E-Rechnungen und sonstige Rechnungen den direkten Weg zur Weiterverarbeitung.
- Mehr Effizienz
Das manuelle Kopieren und Ablegen entfällt, denn E-Rechnungen werden automatisch im zentralen Datenbestand abgelegt, eindeutig archiviert und mit digitalen Akten verknüpft. - Bessere Zusammenarbeit
E-Rechnungen und andere relevante Daten stellt das ECM-System kontextbezogen in verknüpften Anwendungen zur Verfügung, damit Teams leichter alle Informationen finden. - Höhere Sicherheit
Lose Blätter und doppelte Dateien sind überflüssig, denn das ECM-System beinhaltet die revisionssichere Archivierung, rollenbasierte Zugriffssteuerung sowie sicheres Teilen. - Weniger Fehler
Das ECM-System leitet Eingangsrechnungen automatisch in Workflows ein, wodurch das händische Kopieren und Eingeben von Daten als häufige Fehlerquelle entfällt.
E-Rechnungspflicht in 4 Runden: Mit ECM auf Kurs
Um ab sofort die ersten Anforderungen zu erfüllen und bis spätestens 2028 alle Pflichten umgesetzt zu haben, müssen Unternehmen 4 E-Rechnungs-Skills beherrschen. Ein ECM-System kann alle vier Bereiche verbinden, damit auch die schnellsten Prozesse nicht aus der Kurve fliegen.
1) E-Rechnungen empfangen:
Seit 2025 Pflicht für alle Unternehmen. Ein ECM-System bündelt alle Eingangsformate und Dokumente in digitalen Akten.
2) E-Rechnungen verarbeiten:
Empfangene Rechnungen müssen zuverlässig weiterverarbeitet werden. Ein ECM-System steuert dies über automatisierte Workflows.
3) E-Rechnungen archivieren:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen müssen laut GoBD in dem Format archiviert werden, das ursprünglich vorlag. Ein ECM-System gewährleistet die revisionssichere digitale Archivierung.
4) E-Rechnungen versenden:
Wenn E-Rechnungen erzeugt werden, müssen sie über den gesamten Prozess hinweg verfügbar sein. ECM-System stellen die Daten zentral bereit, um sie kontextbezogen überall zu nutzen.
ECM und E-Rechnung: Mit Konica Minolta die Digitalisierung anschieben
Seit vielen Jahren ist der Technologie- und Managed Service Provider Konica Minolta bekannt für Expertise im Bereich ECM: Wir beraten herstellerneutral zur Auswahl des passenden ECM-Systems und unterstützen bei der Implementierung. Wer bereits ein ECM-System nutzt, kann mit der Hilfe unserer Consultants die nötigen Anpassungen vornehmen, um bei der E-Rechnungspflicht im Loop zu bleiben.