Ab dem 01.01.2027 gilt die E-Rechnungspflicht – stellen Sie jetzt um
Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen in Deutschland, Rechnungen im Geschäftsverkehr untereinander (B2B) elektronisch auszutauschen. Spätestens ab dem 1. Januar 2027 versendet Konica Minolta alle Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung nach DIN EN 16931 – wahlweise im ZUGFeRD- oder im XRechnungs-Format.
Sie müssen dafür nur eines tun: uns mitteilen, an welche E-Mail-Adresse und in welchem Format wir Ihre Rechnungen künftig zustellen dürfen. Das dauert keine zwei Minuten – und auf Wunsch erhalten Sie Ihre Rechnungen schon heute papierlos per E-Mail.
Rechnungen digital erhalten
Unser Umstellungsprozess
Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten gilt ab dem 01.01.2027 nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als sogenannte „sonstige Rechnung“. Deshalb stellen wir rechtzeitig auf ZUGFeRD bzw. XRechnung um.
Schritt 1
Heute
Rechnung als PDF per E-Mail
Die erhalten Ihre Rechnung sofort nach Erstellung als PDF an eine von Ihnen benannte Adresse – ohne Postlaufzeit, jederzeit wiederauffindbar.
Schritt 2
Bis 31.12.2026
Umstellung vorbereiten
Melden Sie uns Ihre Empfangsadresse und Ihr Wunschformat. So ist Ihr Rechnungseingang rechtzeitig vor der Frist startklar.
Schritt 3
Ab 01.01.2027
E-Rechnung wird pflicht
Alle Rechnungen werden als strukturierte E-Rechnung nach DIN EN 16931 übermittelt – als ZUGFeRD oder als XRechnung.
ZUGFeRD oder XRechnung – was ist der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der Norm DIN EN 16931. Der Unterschied liegt darin, ob die Rechnung zusätzlich für das menschliche Auge lesbar ist.
ZUGFeRD
Standard & unsere Empfehlung
PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Sie bekommen eine ganz normale PDF-Rechnung (PDF/A-3), in die zusätzlich eine strukturierte XML-Datei mit allen Rechnungsdaten unsichtbar eingebettet ist – beides in einer einzigen Datei.
- Lesbar und druckbar wie gewohnt – ohne Spezialsoftware
- Ihre Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten automatisch ein
- Keine Umstellung Ihrer Prozesse notwendig
- Empfohlen für alle Kunden ohne besondere Vorgaben
XRechnung
Für öffentliche Auftraggeber
Reine XML-Datei ohne Sichtformat
Die XRechnung ist ein reiner Datensatz im XML-Format. Sie enthält kein PDF und ist ohne einen passenden Viewer bzw. ein Rechnungseingangssystem nicht direkt lesbar – dafür vollständig maschinell verarbeitbar.
- Vorgeschrieben im Geschäft mit vielen öffentlichen Auftraggebern
- Benötigt häufig eine Leitweg-ID oder eine PEPPOL-ID
- Setzt ein System voraus, das XML-Rechnungen verarbeiten kann
- Bitte nur wählen, wenn Ihr Rechnungseingang dies erfordert
Gut zu wissen: Ein einfaches PDF ohne eingebettete XML-Daten gilt ab dem 01.01.2027 nicht mehr als E-Rechnung, sondern nur noch als sogenannte „sonstige Rechnung“. Deshalb stellen wir rechtzeitig auf ZUGFeRD bzw. XRechnung um.