Digitales Vertragsmanagement
Verträge im Griff. Fristen im Blick.
Schluss mit Vertragssuche und Fristenchaos.
Verträge sind wichtig. Der Überblick darüber geht im Alltag jedoch häufig verloren. Vertragsdokumente liegen verteilt in E-Mails, Netzlaufwerken und Ordnerstrukturen. Kündigungsfristen werden in Excel gepflegt. Wichtige Informationen befinden sich im Kopf einzelner Mitarbeitender.
Mit digitalem Vertragsmanagement schaffen Sie Transparenz über Verträge, Fristen und Verantwortlichkeiten – ohne zunächst ein komplexes ECM-Projekt aufzusetzen. Mit ECMcloud.de wird digitales Vertragsmanagement vorkonfiguriert als cloudbasierte Lösung bereitgestellt.
Ihre Vorteile
Effizienz steigern
Verträge zentral organisieren und schneller finden
Alles im Blick
Fristen und Wiedervorlagen zuverlässig steuern
Klarheit schaffen
Verantwortlichkeiten lückenlos festlegen
Schneller finden
Weniger Aufwand bei der Informationssuche
Prompte Hilfe
Optional mit KI-Unterstützung
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge über Jahre hinweg in unterschiedlichen Systemen. Das funktioniert – bis Transparenz fehlt, Fristen übersehen werden oder wichtige Informationen kurzfristig benötigt werden.
Verträge müssen gesucht werden
Die aktuelle Vertragsversion liegt im E-Mail-Postfach. Eine ältere Fassung auf dem Netzlaufwerk. Zusätzliche Informationen befinden sich in einer Excel-Datei.
Fristen werden manuell überwacht
Die aktuelle Vertragsversion liegt im E-Mail-Postfach. Eine ältere Fassung auf dem Netzlaufwerk. Zusätzliche Informationen befinden sich in einer Excel-Datei.
Wissen steckt in einzelnen Personen
Bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel fehlen wichtige Informationen und Zusammenhänge.
Keine verlässliche Übersicht
Fragen zu laufenden Verträgen, Verantwortlichkeiten oder anstehenden Aufgaben erfordern wiederholte Recherche.
Excel und Outlook stoßen an Grenzen
Mit wachsendem Vertragsbestand wird es zunehmend schwieriger, Fristen, Dokumente und Zuständigkeiten zuverlässig zu koordinieren.
Haben Sie Ihre Verträge wirklich im Griff?
Beantworten Sie die folgenden Fragen spontan:
- Gibt es eine zentrale Übersicht über Ihre aktiven Verträge?
- Sind Kündigungsfristen systematisch erfasst?
- Finden Mitarbeitende Vertragsinformationen innerhalb weniger Minuten?
- Sind Verantwortlichkeiten klar geregelt?
- Gibt es Vertretungsregelungen für Urlaub und Krankheit?
- Ist jederzeit ersichtlich, welche Vertragsversion aktuell gültig ist?
Falls Sie mehrere Fragen nicht eindeutig mit „Ja“ beantworten können, lohnt sich ein Blick auf das Thema digitales Vertragsmanagement.
Was Unternehmen mit zentralem Vertragsmanagement verbessern
Digitales Vertragsmanagement verbindet Verträge, Fristen und Verantwortlichkeiten an einem zentralen Ort.
Verträge schneller finden
Vertragsinformationen stehen zentral zur Verfügung und lassen sich einfacher recherchieren.
Fristen zuverlässig überwachen
Kündigungs-, Verlängerungs- und Prüftermine bleiben transparent und nachvollziehbar.
Klare Verantwortlichkeit
Aufgaben und Zuständigkeiten werden direkt mit dem Vertrag verknüpft.
Transparenz erhöhen
Fragen zu laufenden Verträgen, Verantwortlichkeiten oder anstehenden Aufgaben erfordern weniger Recherche.
Handlungsbedarf frühzeitig erkennen
Auswertungen und Dashboards unterstützen dabei, relevante Verträge und Termine im Blick zu behalten.
Einfach starten statt großes ECM-Projekt
Viele Unternehmen möchten ihre Vertragsverwaltung verbessern, ohne direkt ein umfangreiches Digitalisierungsprojekt zu starten. Genau dafür wurde der standardisierte Einstieg mit ECMcloud.de entwickelt. Sie konzentrieren sich zunächst auf einen klar definierten Anwendungsfall: das digitale Vertragsmanagement. Die technische Plattform arbeitet dabei im Hintergrund.
Das Vertragsmanagement umfasst unter anderem:
- Verwaltung ein- und ausgehender Verträge
- Fristen und Wiedervorlagen
- Leistungs- und Kündigungstermine
- Vertragsübersichten und Vertragscontrolling
- Dashboard-Übersichten
- Auswertungen vertragsbezogener Informationen
Im Hintergrund arbeitet ECMcloud.de als Basisplattform:
- Dokumentenmanagement und Archivierung
- Suche über Volltext, Metadaten und Strukturen
- Versionierung
- dokumentenbasierte Workflows
- Microsoft-Office-Integration
- Nutzung über verschiedene Clients
In wenigen Schritten startklar
Ausgangslage erfassen
Ablageorte, Vertragsarten, Fristen, Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Probleme betrachten.
Einstiegsumfang festlegen
Mit einer Vertragsart, einem Unternehmensbereich, einem definierten Bestand oder einer begrenzten Nutzergruppe beginnen.
Rechte festlegen
Benötigte Vertragsinformationen, Pflegeverantwortung, fachliche Zuständigkeit, Aufgaben und Zugriffsrechte definieren.
Datenmigration
Plattform und Vertragsmanagement im vereinbarten Umfang bereitstellen. Notwendige Implementierungs- oder Consulting-Leistungen müssen ausdrücklich beauftragt sein.
Feinschliff
Vollständigkeit, Auffindbarkeit, Fristen, Verantwortlichkeiten und tatsächliche Nutzung prüfen; erst danach gezielt weiterentwickeln.
Contract AI: Wenn Verträge Antworten geben
Verträge enthalten wichtige Informationen zu Laufzeiten, Leistungen, Kosten und Kündigungsregelungen. Das als optionales Add-on verfügbare Contract AI hilft dabei, diese Informationen schneller zu erschließen.
Typische Fragen
- Wann endet dieser Vertrag?
- Welche Kündigungsfrist gilt?
- Welche Leistungen wurden vereinbart?
- Welche Kosten enthält der Vertrag?
Contract AI unterstützt bei
- Zusammenfassungen von Vertragsdokumenten
- Fragen zu Vertragsinhalten
- Extraktion relevanter Informationen
Die KI erschließt Informationen. Der Mensch bewertet und entscheidet.
Die Macher von ECMcloud.de – ECM-Expertise, Erfahrung und Sinn für den Mittelstand
ECMcloud.de entsteht aus der engen Zusammenarbeit von Konica Minolta und ELO Digital Office. ELO zählt seit 1998 zu den führenden ECM Anbietern, Konica Minolta bringt über 25 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung mittelständischer und großer Unternehmen sowie ein spezialisiertes, deutschsprachiges ECM Consulting Team ein.
Sicherheit & Compliance made in Germany
- Hosting in Deutschland in zertifizierten Rechenzentren
- ISO 27001, ISO 27017, DIN EN 50600
- DSGVO- und GoBD-konform, geprüft durch EY
- 24/7 Monitoring und hohe Verfügbarkeit
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