Der digitale Posteingang
Digitalisieren Sie eingehende Post und Briefe durch eine digitale Poststelle
E-Mail und Papier-Post: Aus zwei wird eins
In heutigen Unternehmen werden Informationen über mehrere Kanäle empfangen und weitergeleitet: E-Mails, Faxe, Papier, EDI-Streams, XML-Dateien u.v.m. Alles, was bei Ihnen eintrifft, muss effizient verarbeitet und verwaltet werden.
Eine erfolgreiche Kundenbindung setzt voraus, dass alle kundenbezogenen Inhalte - von der Kontoeröffnung über Serviceanfragen bis hin zu Vertragsverlängerungen, Rechnungsbezahlung und Reklamationen - zeitnah und korrekt bearbeitet werden. Leider passiert dies oft nicht. Aber es ist möglich - mit dem digitalen Posteingang. Eine moderne Eingangspostverarbeitung setzt genau dort an, wo das Problem beginnt: Beim Eintreffen der Papier- und E-Mail-Post in Ihrem Unternehmen.
Der digitale Posteingang - modern, clever, anwenderfreundlich
Früher war die "digitale Poststelle" eine Lösung, bei der alle eingehenden Nachrichten in eine digitale Form umgewandelt und elektronisch an die relevanten Stellen weitergeleitet wurden. Die heutige moderne digitale Poststelle kann noch viel mehr. Die Dokumentenmanagement-Software identifiziert den Inhalt, kann die relevanten Informationen extrahieren und dann an die entsprechende Person oder den entsprechenden Prozess weiterleiten. Darüber hinaus kann die Forderung von Kunden oder Geschäftspartnern, Dokumente wie Rechnungen in elektronischer Form zu erhalten, problemlos erfüllt werden.
Ein solches Informationsmanagement ist nahezu unerlässlich - für alle Ein- und Ausgänge einer Organisation. Kurz gesagt, ein digitaler Posteingang kann die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen Informationen empfängt, verarbeitet und teilt, revolutionieren. Er spielt eine Schlüsselrolle bei Ihrer digitalen Transformation und ermöglicht es den nachgelagerten Prozessen genauen Zugriff auf relevante Informationen zu erhalten.
Wie die Eingangspost selbst ihren Weg findet
Durch die Zusammenführung von Post- und E-Mail-Dokumenten werden die Papierdokumente samt Anhang direkt nach Posteingang eingescannt, klassifiziert, inhaltlich ausgelesen und dem zuständigen Mitarbeiter automatisch zugestellt. So gehen Rechnungen direkt an die Buchhaltung oder Ausschreibungen direkt an den Vertrieb. Dabei lassen sich alle Informationen anhand von Kundennummer, Auftragsnummer, Postleitzahl oder ähnlichen Eigenschaften steuern.
beachtliche Kosteneinsparungen
effiziente Planung der Ressourcen
Informationen sind für alle Mitarbeiter verfügbar
verringerte Liege- und Transportzeiten
erhöhte Servicequalität für Kunden
schnellere Verarbeitung der eingehenden Post
ECM – ein fest verwurzelter Datenstamm lässt Unternehmen florieren
Mit ECM der digitalen Zukunft gewachsen
Ein Wildwuchs aus Dokumenten und Informationen blockiert viele Unternehmen – manuelles Abarbeiten von Dateien, E-Mails, Briefen und Rechnungen entzieht den Mitarbeitenden Zeit und Energie. Enterprise Content Management löst die Herausforderungen an der Wurzel: Intelligente ECM-Systeme bündeln und organisieren als solider digitaler Stamm alle relevanten Unternehmensdaten. Dabei sind sie fest verwurzelt im Ökosystem der IT-Landschaft. Mit Intelligenten Workflows lassen sich deshalb weit verzweigte Prozesse automatisieren und beschleunigen.