IT-Investitionen 2026: Wie Sie trotz Unsicherheit richtig entscheiden

Investieren oder abwarten? IT-Entscheider*innen stecken im Dilemma. Die Lösung liegt nicht in mehr oder weniger Budget – sondern in einer neuen, flexiblen Logik. 

Sollen sie jetzt investieren oder doch lieber abwarten? Für IT-Entscheider*innen im Mittelstand könnte sich 2026 beides als Fehler erweisen. Investitionen bringen neue Risiken mit sich, die vor einem Jahr noch schwer vorstellbar waren. Zugleich lässt sich der Digitalisierungsrückstand immer schwerer aufholen: Wer jetzt wartet, verliert möglicherweise den Anschluss. 

Die neue Zielgröße: Handlungsfähigkeit 

Der Ausweg? „Unser Rat: Investieren Sie bewusst in Handlungsfähigkeit“, sagt Sascha Grenke, Senior Offering Manager bei Konica Minolta. „Wer seine Systeme flexibel und anschlussfähig hält, behält Kosten im Griff und kann auf Überraschungen schnell reagieren.“ Konkret sollte auf Handlungsfähigkeit in drei Dimensionen geachtet werden. 

Strategie 1: Digitale Abhängigkeiten klug managen 

Cloud-Services gelten als effizient und sicher. Doch immer mehr europäische Unternehmen stellen sich die Frage, ob US-Anbieter wirklich verlässlich sind. Könnten geopolitische Spannungen den Zugriff auf Daten blockieren? Könnten Geschäftsprozesse zum Stillstand kommen? 

„Seien wir ehrlich: Völlige digitale Souveränität gibt es derzeit nicht“, sagt Grenke. „Aber Abhängigkeiten lassen sich klug steuern. Anders gesagt: Es gibt keine deutschen Bananen. Aber Sie können wählen, wie viele Eier Sie in welchen Korb legen.“ 

Konkret heißt das für KMU, folgende Aspekte zu berücksichtigen: 

• Wo liegen meine Daten? 

• Unter welcher Rechtsprechung? 

• Wie schnell kann ich migrieren? 

• Wo lauern Single Point of Failures? 

Ein abgestufter Zugang ist sinnvoll: Je nachdem, wie kritisch die fraglichen Daten und Prozesse sind, kann zwischen Cloud-Angeboten in unterschiedlichen Ländern oder auch On-Premise-Lösungen gewählt werden. Auch Multi-Cloud-Ansätze, bei dem beispielsweise kritische Workloads auf europäische Anbieter verteilt werden und weniger sensible Prozesse in einer US-Cloud verbleiben, sind denkbar. Einige Software-Anbieter wie etwa ELO, ein Partner von Konica Minolta für das digitale Dokumentenmanagement, sind überhaupt „Made in Germany“. 

Die Verträge sollten Backups sowie Zugriffsmöglichkeiten klar regeln und DSGVO-konform sein. Auch Zertifizierungen und Gütesiegel können wertvolle Hinweise auf die Zuverlässigkeit geben. Zudem sollte man auf Interoperabilität und zu starke Abhängigkeit von einem Anbieter (so genannte Lock-in-Effekte) ein Auge haben. So bleibt die etwaige Exportfähigkeit von Daten sichergestellt.  

„Sie müssen nicht vollständig auf US-Technologie verzichten, aber Sie sollten Ihre Abhängigkeiten kennen und klug managen“, sagt Grenke. „Vertrauenswürdige Lösungsanbieter wie Konica Minolta helfen dabei, je nach Situation die optimale Entscheidung zu treffen.“ 

Strategie 2: Mit flexiblen Lösungen immer anpassungsfähig bleiben 

Auch klassische IT-Investitionen schaffen Abhängigkeiten: hohe Anfangskosten, lange Verträge, hohes Risiko bei Fehlentscheidungen. Je unberechenbarer die Zukunft, desto riskanter werden solche Investments. Die zeitgemäße Lösung: flexible Angebote mit kurzen Laufzeiten, skalierbar nach Bedarf. Also der Schritt von starren, langfristig gebundenen Investitionskosten (Capex) hin zu laufend veränderbaren Betriebsausgaben (Opex).

„Konica Minolta baut daher seine Angebotsstruktur um. Unsere Druck-, Dokumenten- und IT-Lösungen orientieren sich immer mehr am Consumer-Bereich: vom Besitzen zum Nutzen, je nach aktuellem Bedarf“, erklärt Grenke. „Im Bereich Managed Print Services etwa bieten wir Abo-Modelle mit einer kurzen Laufzeit ab 12 Monaten. Früher waren fünf Jahre Standard.“ 

Flexibilität zahlt sich nur aus, wenn sie tatsächlich genutzt wird. „Unsere Empfehlung an alle IT-Entscheider*innen: Führen sie quartalsweise oder zumindest jährlich ein IT-Portfolio-Audit durch und justieren Sie nach“, so IT-Marktexperte Grenke. „Wo stehen wir? Was hat sich geändert? Welche Verträge laufen innerhalb der nächsten zwölf Monate aus? Welche neuen Alternativen gibt es? Wie ein Wertpapier-Portfolio muss auch das IT-Portfolio regelmäßig angepasst werden.“ 

Bei Basis-Systemen wie ERP oder ECM ist ein rascher Wechsel aus technischen Gründen freilich nur schwer möglich. „Umso wichtiger ist es, dass ich mich hier für einen verlässlichen, kooperativen Partner entscheide“, so Grenke von Konica Minolta. 

Strategie 3: Low-Code-Tools nutzen & Inhouse-Kompetenz aufbauen

Bisher war die Frage für IT-Entscheider*innen: Build or buy? Fertige Lösungen einkaufen oder sie maßgeschneidert entwickeln lassen? KI und Low-Code-Tools wie die Microsoft Power Platform eröffnen eine weitere Option: Auch Nicht-IT-Expert*innen im Unternehmen – sogenannte „Citizen Developer“ – entwickeln damit selbst Anwendungen.

„Low-Code verkürzt Entwicklungszeiten drastisch: Individuelle Software entsteht in Wochen statt Monaten – ohne eigene Developer-Teams“, sagt Ulf Koch, Senior Portfolio Manager bei Konica Minolta. „Das demokratisiert die Software-Entwicklung und erhöht die Handlungsfähigkeit auch von kleinen und mittleren Unternehmen.“ Wer technische Grundkompetenz im Haus aufbaut, braucht weniger externe Dienstleister.

Trotzdem: KMU sollten nicht alles selbst bauen. Für Standardprozesse wie Buchhaltung oder HR lohnt sich der Kauf bewährter, sofort einsatzbereiter Lösungen. Und bei komplexen Integrationen stoßen Low-Code-Tools an ihre Grenzen.

Auch der laufende Betrieb bleibt komplex: Plattformpflege, Monitoring, Governance, Security und Support erfordern Expertise. Diese Aufgaben lassen sich an einen Managed-Services-Partner wie Konica Minolta auslagern – als digitales Backoffice. So entsteht Innovation ohne Chaos.

„Konica Minolta bietet Lösungen für jeden Bedarf“, sagt Koch. „Wir nutzen Low-Code-Technologien auch selbst, um für unsere Kunden maßgeschneiderte Lösungen zu realisieren. Damit erhalten sie das Beste aus beiden Welten: Die Geschwindigkeit und Kosteneffizienz von Low Code kombiniert mit der Professionalität eines erfahrenen IT-Providers.“

Nicht Budget, sondern Beweglichkeit entscheidet

Die drei Strategien haben eines gemeinsam: Sie machen Unternehmen unabhängiger von externen Faktoren. Ulf Koch: „Prüfen Sie Ihre Abhängigkeiten, verkürzen Sie Bindungen, bauen Sie eigene Kompetenz auf – so gewinnen Sie das, was in unsicheren Zeiten am wertvollsten ist: die Fähigkeit, Ihren Kurs zu korrigieren.“