E-Rechnung: Wiederholt die Sozialwirtschaft den DSGVO-Fehler?

Viele soziale Unternehmen sind noch nicht in der Lage, E-Rechnungen zu verarbeiten. Damit vergeben sie eine große Chance, sagt Dr. Martin Weiss im Interview. Wie sie sich auf die neuen Regeln ab 2027 vorbereiten sollten – und warum „dunkle“ Prozesse in der Buchhaltung massiv Kosten sparen. 

Betriebe der Sozialwirtschaft sind genauso betroffen wie alle anderen deutschen Unternehmen: Seit 2025 müssen sie in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. In wenigen Monaten, ab Anfang 2027, müssen sie umsatzsteuerpflichtige B2B-Rechnungen auch selbst als E-Rechnung versenden – also nicht als PDF per E-Mail, sondern in einem strukturierten Datenformat wie zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD (für Betriebe mit einem Umsatz unter 800.000 Euro gilt dies ab 2028). 

Wir haben den Unternehmens- und Digitalisierungsberater Dr. Martin Weiss (Geschäftsführer CareByte Consulting) um seine Einschätzung gebeten, wie es der deutschen Sozialwirtschaft mit der E-Rechnung geht – und wie sie auf die Herausforderung reagieren sollte. 

Haben die Betriebe der Sozialwirtschaft die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung erfolgreich umgesetzt? 

Martin Weiss: Die Betriebe sind sehr zurückhaltend. Ich nehme folgende Stimmung wahr: Wir haben in der Sozialwirtschaft auch früher immer wieder mehr Zeit für Änderungen bekommen, das wird wohl auch diesmal so sein. Auch wenn es wenig Sinn macht. 

Wie verbreitet ist die E-Rechnung in der Sozialwirtschaft konkret? 

Martin Weiss: Das kann ich nur aus der persönlichen Wahrnehmung heraus einordnen. Ich vermute, dass etwa 20 bis 30 Prozent wirklich professionell mit dem Thema umgehen. Und insgesamt sind vielleicht 40 Prozent zumindest in der Lage, eine E-Rechnung zu empfangen. 

Gibt es für Betriebe, die noch nicht umgestellt haben, praktische Konsequenzen? 

Martin Weiss:  In der Praxis ruft man oft beim Lieferanten an und bittet darum, doch eine PDF-Rechnung zu schicken. Das ist nicht in allen Branchen möglich, die Automobilindustrie etwa verarbeitet ihre Rechnungen seit Jahrzehnten automatisiert. 

Was ist der Unterschied zwischen „E-Rechnungen professionell verarbeiten“ und sie „bloß empfangen“ zu können? 

Martin Weiss: Die E-Rechnung bietet für soziale Unternehmen ein großes Potenzial: Sie kann der Anstoß sein, alte, eventuell noch papierbasierte und manuelle Prozesse zu modernisieren und zu automatisieren. Doch dafür reicht es nicht, schnell ein Tool einzuführen, um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun. Sondern ich muss den gesamten nachgelagerten Arbeitsprozess, der mit dem Empfang einer Rechnung verbunden ist, beleuchten und digitalisieren – Prüfung, Freigabe, Verbuchung etc. Erst dann entsteht der wirkliche Mehrwert der E-Rechnung.  

Das klingt nach einigem Aufwand – warum sollten sich soziale Betriebe dies antun? 

Martin Weiss: Weil es erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse ermöglicht. Derzeit gehen Rechnungen oft über drei, vier oder sogar fünf Schreibtische. Dieser gesamte Prozess kann „dunkel“ verarbeitet werden – also vollautomatisiert, ohne manuelle Eingriffe. Die Künstliche Intelligenz hat hier noch einmal viel verbessert. Moderne Systeme mit KI-Unterstützung funktionieren noch genauer und zuverlässiger als die klassische Prozessautomatisierung. In der Regel kann man in der Buchhaltung durch Automatisierung erheblichen Ressourcenaufwand einsparen. Außerdem kann ich früher Refinanzierungen in Anspruch nehmen, was für den Betrieb sehr wichtig sein kann: Wer Rechnungen schneller verarbeitet, kann Leistungsnachweise früher einreichen und früher auf Fördermittel oder andere Zahlungen zugreifen. 

Dem werden manche entgegnen: Wollen Sie die Mitarbeitenden arbeitslos machen? 

Martin Weiss: Ich sehe es immer wieder in der Verwaltung von Betrieben der Sozialwirtschaft, dass die Beschäftigten mit der Arbeit kaum nachkommen. Automatisierung würde in dem Fall bedeuten: weniger Überstunden, weniger Zeitverzug, mehr Zeit für andere Aufgaben. Manchmal frage ich Personen in der Buchhaltung: Hätten Sie gerne weitere Kolleginnen oder Kollegen, um sich die Arbeit aufzuteilen? Dann lautet die Antwort eigentlich immer: Ja, sehr gerne! Intelligente Softwarelösungen leisten genau das. Unsere Möglichkeiten mit KI-Agenten und digitalen Copiloten bieten uns nochmal ein weitaus größeres Einsatzpotential. 

Was passiert, wenn sich die Sozialwirtschaft nicht rechtzeitig auf die neuen Regeln ab 2027 – zum Versenden von E-Rechnungen – vorbereitet? 

Martin Weiss: Ich sehe die Gefahr, dass wir die gleiche Situation wie bei der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erleben. Da hat man zuerst zwei Jahre lang abgewartet und plötzlich war sie hartes Gesetz. Das Resultat: Panik, Chaos und ein Run auf spezialisierte Dienstleister. Diese konnten weit überhöhte Preise aufrufen und zudem entstand ein Umsetzungsstau. Daher gilt für alle Betriebe, auch in der Sozialwirtschaft: Jetzt sollten sie die Zeit nutzen, um sich auf 2027 vorzubereiten und die Chancen der E-Rechnung wahrzunehmen.