Digitale Kundenakte
Mit einem ECM-System die Abkürzung zum kundenorientierten Unternehmen nehmen
Anruf Frau Schmidt: Wie sieht es aus mit der Bestellung? In vielen Unternehmen gibt es an dieser Stelle mehr Fragen als Antworten. Welche Frau Schmidt und was für eine Bestellung? Hat sie irgendwann mit irgendwem irgendwas besprochen? Und ist irgendwo irgendeine Sondervereinbarung dokumentiert worden?
Die digitale Kundenakte schafft endlich Transparenz und Übersicht – immer, überall und sofort. Alle relevanten Daten, Dokumente und Informationen zu einzelnen Kund*innen bündelt diese zentral in einem Dokumentenmanagement- oder Enterprise Content Management-System (ECM). Sie enthält alle erdenklichen Arten von Informationen – von Stamm- und Kontaktdaten über Angebote und Kaufhistorie bis zu Support-Anfragen, Notizen und Erinnerungen. Auf diese Weise können berechtigte Mitarbeiter*innen aus Kundenservice, Beschwerdemanagement, Marketing und Vertrieb jederzeit auf kund*innen- und kontextbezogene Informationen zugreifen. Das Ergebnis: gute Beratung, ein positives Service-Erlebnis und kürzere Bearbeitungszeiten entlang der gesamten Customer Journey.
Die digitale Kundenakte ist mehr als nur ein Tool. Sie ist ein strategisches Investment, das Unternehmen dabei unterstützt, effizienter, kundenorientierter und wettbewerbsfähiger zu werden. Und sie ist die langersehnte Antwort auf die Frage: Welche Frau Schmidt?
Ihre Vorteile durch die digitale Kundenakte
Alles auf einem Blick – und noch viel mehr: Wer auf die digitale Kundenakte umstellt, profitiert langfristig von einer Reihe von Vorteilen. Denn neben einer spürbaren Entlastung für die Mitarbeiter*innen bringen ECM-Systeme weitere positive Effekte mit sich.
So funktioniert die digitale Kundenakte mit einem ECM-System
Digitalisiert, automatisiert, engagiert für die Kund*innen: Das ECM-System nimmt den Mitarbeiter*innen viele Aufgaben ab – damit sie sich voll und ganz um exzellente Beratung, guten Service und ein positives Markenerlebnis kümmern können.
Konica Minolta: Wegbegleiter bei der digitalen Transformation
Seit vielen Jahren gehört die Begleitung von kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen auf dem Weg der Digitalisierung zu unseren wichtigsten Aufgaben. Bei Konica Minolta kümmert sich ein über 60-köpfiges Team darum, moderne ECM-Lösungen bei unseren Kund*innen zu implementieren. Eine faire, herstelleroffene Beratung steht dabei immer am Anfang und im Zentrum. Als einer der bedeutenden Technologie- und Managed Service Provider im deutschsprachigen Raum und Träger des Deutschen Nachhaltigkeitspreises 2024 ist es uns ein Anliegen, mehr Effizienz durch digitale Transformation möglich zu machen.
Häufige Fragen zur digitalen Kundenakte
Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Anzahl der Nutzer*innen. Wir kooperieren mit den führenden Herstellern von ECM-Systemen, die unterschiedliche Stärken haben. Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Ja, viele Anbieter bieten Cloud-basierte Lösungen an, die eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität bieten. Wir stellen Ihnen gerne ausgewählte Lösungen vor und bieten Ihnen die passende Lösung für Ihre IT-Strategie.
Ja, die Sicherheit Ihrer Daten hat bei der digitalen Kundenakte höchste Priorität. Moderne Sicherheitsmechanismen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gewährleisten den größtmöglichen Schutz Ihrer Daten.
Konica Minolta bietet verschiedene Schulungskonzepte an, die wir speziell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden können.
Ja, die digitale Kundenakte kann in anderen Systemen über Schnittstellen integriert werden.
Das ECM-System speichert die Daten einheitlich an einem zentralen Ort und stellt dabei eine lückenlose Versionierung sicher. So ist garantiert, dass jederzeit die aktuellen Daten zur Verfügung stehen.
Der Zugriff wird über ein Berechtigungssystem geregelt. Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die Daten. Scheidet eine Person aus dem Unternehmen aus, erlischt der Zugriff. Wer auf ein Cloud-System setzt, kann von den extrem hohen Sicherheitsanforderungen in deutschen Rechenzentren profitiert.
Eine digitale Kundenakte enthält eine breite Palette von Informationen, die ein umfassendes Bild von einzelnen Kund*innen ergeben und dadurch die Kommunikation sowie den Kundenservice verbessern. Dazu zählen:
Grundlegende Kontaktdaten – Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
Kommunikationshistorie –E-Mail-Verkehr, Telefonnotizen, Schriftverkehr und Interaktionen über verschiedene Kanäle
Vertragsdokumente – Unterzeichnete Verträge, Vereinbarungen und rechtliche Dokumente
Angebote und Bestellungen – Details zu Angeboten, Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen
Kaufverhalten – Historie der gekauften Produkte oder Dienstleistungen, Präferenzen und Feedback
Service- und Supportanfragen – Anfragen, Reklamationen und die dazugehörigen Lösungen
Martin Mahlberg
Abteilungsleiter IT, Handwerkskammer Dresden
Das digitale Vertragsmanagement kommt unseren Geschäftsprozessen in vielerlei Hinsicht zugute. Verträge werden sicher und transparent verwaltet, die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen funktioniert nahtlos und am Ende sparen wir Zeit und Ressourcen. Rechtlich und operativ ein echter Gewinn.
Martin Mahlberg
Abteilungsleiter IT, Handwerkskammer Dresden
Aktuelle Daten
Effizientere Informationsgewinnung
Flexible Suchfunktionen ermöglichen die schnelle und kontextbezogene Suche nach Informationen, egal ob zu Akten, Personen oder Vorgängen. Die Volltextsuche durchsucht tausende Dokumente in Sekundenschnelle per Stichwort. Und die digitale Akten sind zudem noch jederzeit und überall verfügbar, wodurch der Austausch von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen deutlich effizienter werden.
Digitale Zukunft
Zufriedenere Kund*innen
Verbesserte Compliance
Geringere Kosten
Alle relevanten Daten zu einzelnen Kund*innen sind in digitalen Akten gebündelt. Autorisierte Mitarbeiter*innen können sicher, schnell und einfach zugreifen.
Dokumente verwalten:
Gerade einscannt oder empfangen, schon in der digitalen Akte einsortiert: Das gilt für E-Mails, Korrespondenz, Telefonnotizen, Angebote, Aufträge und mehr.
Informationen finden:
Volltextsuche und intelligente Dokumentenzuordnung sind der Turbo für die Recherche nach Informationen zu bestimmten Vorgängen oder Kund*innen.
Prozesse automatisieren:
Dokumente lassen sich vollautomatisch ausgelesen und den entsprechenden digitalen Akten zuordnen – ein großer Zeit- und Effizienzgewinn.
Digitale Kundenakten bieten durch ausgeklügelte Rechtekonzepte höchste Datensicherheit, sind revisionssicher – und sparen meterweise Platz sowie tonnenweise Papier.
Mobil zugreifen:
Autorisierte Mitarbeiter*innen können auch im Außendienst oder im Homeoffice auf die digitalen Kunde*innenakten zugreifen.
Versionen verwalten:
Veraltete Informationen oder falsche Versionen von Angeboten, Verträgen & Co. kommen praktisch nicht mehr vor. Dank ECM-System gibt es nur noch eine Datei – die richtige.
Schnittstellen bereitstellen:
Digitale Kundenakten können mit verschiedenen Datenverarbeitungssystemen wie CRM, ERP und anderen Office-Anwendungen verknüpft werden.
